Archiwum Dokumentacji Medycznej

Moduł Archiwum Dokumentacji Medycznej jest rozszerzeniem funkcjonalnym systemów medycznych InfoMedica, Hipokrates i Solmed. Zapewnia usprawnienie obiegu dokumentacji papierowej, szybkie uzyskanie informacji o rodzajach przechowywanej dokumentacji i bieżącym miejscu jej przechowywania.

Jednostki służby zdrowia są zobowiązane do tworzenia i przechowywania indywidualnej dokumentacji medycznej pacjentów zgodnie z ustawami o ochronie danych medycznych, o ochronie danych osobowych oraz o przechowywaniu i udostępnianiu dokumentacji medycznej. Obowiązuje je również rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania. Procedury opisane w tych aktach prawnych zostały uwzględnione w module Archiwum Dokumentacji Medycznej, który jest aplikacją dla osób odpowiedzialnych za przechowywanie i udostępnianie papierowej dokumentacji medycznej, w szczególności dla archiwistów i personelu medycznego.

Kluczowe funkcjonalności modułu Archiwum Dokumentacji Medycznej

• Rejestrowanie i znakowanie dokumentów.
• Zarządzanie wewnętrznym obiegiem dokumentów.
• Szybkie wyszukiwanie dokumentacji w systemie, jak i fizycznie w archiwum.
• Wspomaganie procesu wydawania dokumentów na zewnątrz.
• Monitorowanie i raportowanie wszystkich zdarzeń występujących w procesie obiegu dokumentacji.

Rejestrowanie i znakowanie dokumentów
System umożliwia rejestrację dokumentacji zbiorczej, jak i indywidualnej. Poszczególne dokumenty źródłowe są rejestrowane wg ich rodzaju, z dokładnością do kartotek i woluminów (teczek), w których fizycznie są przechowywane. Dokumenty mogą być znakowane za pomocą kodów kreskowych poprzez wydruk naklejek, co ułatwia ich identyfikację i wyszukiwanie. W podobny sposób może być znakowana dokumentacja przeznaczona do przeniesienia do archiwum lub do planowanego zniszczenia.

Wewnętrzny obieg dokumentów
Moduł Archiwum Dokumentacji Medycznej współpracuje z systemami medycznymi w zakresie zarządzania kartotekami i definiowania miejsc przechowywania dokumentacji. Pozwala na automatyczne nadawanie numerów kartotek zgodnie z zasadami numeracji określanymi niezależnie dla każdego rodzaju kartoteki. Rejestracji podlegają m.in. zdarzenia polegające na przeniesieniu i tworzeniu kopii poszczególnych dokumentów oraz zdarzenia typu zniszczenie, zgubienie/odnalezienie dokumentacji.

Szybkie wyszukiwanie dokumentacji
Znakowanie dokumentów i rejestrowanie zdarzeń występujących w trakcie ich obiegu pozwala na identyfikację aktualnego stanu i miejsca przechowywania dokumentacji. Szybkie wyszukiwanie dokumentacji może odbywać się wg nazwiska i imienia pacjenta, numeru PESEL, numeru kartoteki, symbolu woluminu (teczki). 

Wydawanie dokumentów na zewnątrz
Zamówienia składane na dokumentację, na określony dzień i godzinę i dla konkretnej osoby zamawiającej są automatycznie kierowane do miejsc, w których ta dokumentacja jest aktualnie przechowywana. System pozwala na tworzenie i drukowanie protokołów przekazania dokumentacji.

Monitorowanie i raportowanie
Monitorowanie dokumentacji jest możliwe poprzez przegląd historii wypożyczeń i zdarzeń związanych z jej obiegiem. Ponadto system umożliwia tworzenie bieżących raportów oraz prowadzenie statystyki dotyczącej stanu realizacji zamówień, w szczególności zamówień przeterminowanych.

Wygodny dla użytkownika
Moduł Archiwum Dokumentacji Medycznej zrealizowano w architekturze wielowarstwowej i technologii opartej na serwerze aplikacji Javy oraz bazie danych Oracle.
Warstwa prezentacji powstała na bazie technologii Adobe Flash, ukierunkowanej na wykorzystanie przeglądarki internetowej. Jest to korzystne zarówno z punktu widzenia technologicznych trendów na rynku, jak i wydajności stacji roboczych. Ekrany funkcjonalne zostały zaprojektowane jako ergonomiczne ściany sześcianu jednoznacznie identyfikowalne z ustalonymi stałymi obszarami nawigacyjnymi. Oszczędność informacji na każdym ekranie wynika z przygotowania aplikacji do pracy na urządzeniach mobilnych i wprowadzenia wysuwanej klawiatury ekranowej.

Pulpit zadaniowy
Intuicyjny, ergonomiczny i wydajny interfejs użytkownika (Java oraz Adobe Flex).
Możliwość wykorzystania monitora dotykowego do obsługi systemu.
Możliwość wykorzystania kodów kreskowych do obsługi dokumentów.

Korzyści

• Usprawnienie obiegu dokumentacji papierowej w jednostce.
• Szybszy dostęp do informacji o rodzajach przechowywanej dokumentacji i bieżącego miejsca jej przechowywania.
• Zwiększenie bezpieczeństwa archiwizacji dokumentów.
• Ścisła kontrola obiegu dokumentów zamawianych przez jednostki zewnętrzne.
• Zmniejszenie kosztów obsługi archiwum.
• Zgodność z przepisami prawa regulującymi archiwizacje dokumentów papierowych.